Come migliorare la gestione del tempo. Lavoratrice organizza al meglio il suo calendario online

Come migliorare la gestione del tempo: tecniche di time management

Il Time Management, letteralmente “gestione del tempo”, è un insieme di principi, pratiche, abilità e strumenti che aiuta le persone a capire e valutare il tempo a propria disposizione, con l’obiettivo ultimo di migliorare la qualità di vita.

Una volta valutata la nostra disponibilità di tempo e individuate le attività che occupano le nostre giornate, è possibile organizzare o riorganizzare i nostri impegni e compiti.

Non si tratta quindi di imparare a fare più cose possibili in minor tempo, bensì assicurarsi di portare a termine ciò che è necessario fare e trovare delle strategie per raggiungere questo obiettivo.

È importante tenere a mente questa distinzione per evitare di saturare il nostro tempo di impegni, svolgendoli di fretta e con scarsa attenzione, e rischiando perciò di accumulare stress nella nostra quotidianità.

Nell’articolo di oggi definiremo:

  • che cos’è il time management;
  • in che modo può esserci di aiuto nell’organizzazione della nostra giornata, al fine di ridurre lo stress e salvaguardare, quindi, il nostro benessere psicologico;
  • alcune tecniche generali di gestione del tempo da poter applicare sia in ambito lavorativo che personale.

Lavoratore in ufficio in difficoltà nella gestione del tempo

Time management: i pilastri della gestione del tempo.

Il time management è il processo attraverso cui si analizza e si pianifica quanto tempo dedicare alle attività da svolgere durante la giornata, con l’obiettivo specifico di migliorare la qualità di vita.

Due sono i pilastri su cui si fonda il concetto di gestione del tempo, ovvero:

  • la definizione delle priorità:
  • la possibilità di ottimizzare le azioni da compiere.

Definire le priorità ci aiuta a differenziare ciò che è importante da ciò che non lo è.

Individuare le attività prioritarie permette non solo di pianificare il tempo opportuno per svolgerle, ma soprattutto di direzionare le energie necessarie per portarle a termine.

Dedicare maggior tempo e di qualità agli impegni prioritari implica che il tempo destinato alle attività individuate come non prioritarie sia inferiore e che, quindi, andrà ad impattare in misura minore sulla nostra giornata.

Individuare e definire le priorità, che per ciascuno di noi possono variare anche in base alle aree di vita per cui sentiamo la necessità di organizzarci, ci permette di ottimizzare le nostre azioni e il tempo ad esse dedicato.

Ottimizzare significa letteralmente raggiungere il risultato più vantaggioso possibile, e nel caso del time management può voler dire svolgere più attività in un tempo minore.

Come già sottolineato in precedenza, potrebbe essere utile impostare un obiettivo di benessere per cui la gestione del tempo, e quindi l’individuazione delle priorità e l’ottimizzazione delle attività, diventi uno strumento volto al suo raggiungimento e non sia, invece, considerata come obiettivo a sé.

Come migliorare la gestione del tempo: 4 tecniche utili

Le motivazioni per cui si ricorre al time management possono essere varie, come ad esempio:

  • la fatica a conciliare gli impegni lavorativi con quelli privati;
  • la tendenza a procrastinare e a non portare a termine le azioni richieste;
  • la sensazione di confusione e di sopraffazione dovuta alla quantità eccessiva di impegni.

Esistono delle buone pratiche generali che arrivano in nostro aiuto quando decidiamo di gestire meglio il nostro tempo e che possiamo considerare sempre valide e utili:

1. Stilare una lista delle attività: prendere in considerazione le attività da svolgere e impostare le priorità, permette di mettere nero su bianco la quantità dei nostri impegni, favorendo anche una presa di consapevolezza rispetto ad essi.


2. Pianificare e organizzare le attività: nel momento in cui ad ogni attività è assegnato un tempo specifico, con la sua durata, frequenza e scadenza, siamo già in una fase di pianificazione, che offre una visione di insieme di quello che andrà fatto.


3. Definire un ritmo: la programmazione delle pause e della conclusione delle attività, così come concentrarsi su un impegno alla volta, sono azioni che danno ritmo e armonia alla nostra giornata. Allo stesso modo, riconoscere il proprio picco di produttività è una strategia che permette di definire l’andamento delle attività e prevedere i momenti in cui svolgere quelle più impegnative.


4. Cercare e chiedere supporto: entrare in relazione con la nostra rete sociale – che sia nel contesto lavorativo o privato – è un’azione che può aiutarci a gestire il nostro tempo, delegando alcune attività o chiedendo il supporto per svolgerne altre.

Lavoratrice controlla soddisfatta l'orologio mentre è davanti al PC

Ci sono altre tre semplici regole da applicare quotidianamente – specialmente in ambito lavorativo – per migliorare la qualità del nostro tempo e aumentare la concentrazione:

  • la prima è evitare le distrazioni mentre si svolge un’attività, ovvero concentrarsi sul compito da portare avanti e definire delle pause circoscritte nel tempo;
  • la seconda è non leggere le email di lavoro prima dell’inizio e alla fine della giornata lavorativa, così come non leggerle nei weekend: sia per non sentirsi sopraffatti dal lavoro anche quando si è liberi, sia perché dedicandosi alle comunicazioni di lavoro nell’orario lavorativo si ha la possibilità di focalizzarsi maggiormente sulle attività da svolgere;
  • la terza ed ultima regola è concedersi il permesso di non rispondere alle telefonate, soprattutto nel momento in cui si sta svolgendo un’attività importante e che richiede concentrazione.

In Conclusione

Il time management è un insieme di principi e tecniche che ci aiuta nella riorganizzazione del tempo, è uno strumento che permette di raggiungere un obiettivo stabilito a monte.

Quando ci approcciamo ad esso, soprattutto se spinti da una necessità, da una situazione di sovraccarico lavorativo o da una difficoltà a conciliare gli impegni lavorativi con quelli personali, potrebbe essere utile darsi come obiettivo e risultato desiderato la riduzione dello stress, ovvero il miglioramento del nostro benessere psicologico.