Apprendere le basi della comunicazione efficace
La comunicazione svolge una funzione di facilitazione nella vita di tutti i giorni, sia nel contesto privato sia nel contesto professionale. La letteratura scientifica dimostra come la capacità comunicativa aumenti la probabilità di affrontare i problemi quotidiani e raggiungere scopi comuni. Nel contesto di lavoro, una buona comunicazione mantiene bassi i livelli di stress e permette di essere più produttivi.
Vediamo quali sono le basi di una comunicazione efficace e come si possono apprendere in maniera definitiva.
Sviluppare un atteggiamento disponibile alla comunicazione
Comunicare efficacemente significa sapersi spiegare in ogni situazione con qualsiasi interlocutore, tenendo in considerazione il registro della comunicazione (formale e informale) e il canale comunicativo (verbale e non verbale).
Il primo passo per comunicare efficacemente è avere ben chiaro il proprio pensiero e avere l’intenzione di esprimerlo in maniera chiara e completa: non importa quale sia il fine della comunicazione (informare o persuadere), l’importante è focalizzare i propri sforzi per articolare il proprio pensiero, spiegare i propri stati d’animo, rispettare l’interlocutore e avere fiducia nella possibilità di una comunicazione collaborativa.
Comunicare efficacemente implica lo sforzo di entrare in sintonia con i propri interlocutori, superando eventuali dubbi o pregiudizi sulla disponibilità dell’altro a prestare ascolto. Il primo passo, quindi, è di tipo “psicologico” più che “comportamentale”: consiste nell’aprirsi alla comunicazione a prescindere dalla previsione di essere ascoltati o non ascoltati, mettersi nella prospettiva di ascoltare attivamente e cogliere l’opportunità di uno scambio per arricchirsi di un punto di vista differente. Per acquisire la disponibilità all’ascolto si può mettere in atto una strategia “mentale” molto semplice, ossia chiedersi “che cosa potrebbe accadere se l’altro non ci ascolta”. In questo modo, realizziamo che un eventuale rifiuto dell’altro a comprendere il nostro punto di vista è una possibilità che non mina le nostre reali sicurezze.
Sviluppare modalità comunicative evolute
La letteratura scientifica ha messo in luce gli atti comunicativi propri di una comunicazione efficace, descrivendone la funzione e gli effetti positivi sia sull’interlocutore sia sulla relazione stessa. Vediamoli uno per uno.
- Ascolto attivo. È una modalità comunicativa che consiste nel confrontare diversi punti di vista rispetto a una questione significativa per uno o entrambi gli interlocutori. Lo scopo è ascoltare al fine di comprendere il pensiero dell’altro, attraverso domande e riformulazioni (“se ho capito bene, stai dicendo che…”). In quest’ottica, i punti di vista assumono un valore di verità relativo, non assoluto: lo scopo principale, pertanto, è aumentare la capacità di collaborazione nella risoluzione di un problema comune; lo scopo secondario è evitare che le persone agiscano l’uno contro l’altro le emozioni negative suscitate da una determinata situazione, con il rischio di perdere di vista l’obiettivo comune della relazione. Grazie a questa particolare forma di comunicazione, che dà valore a tutti i punti di vista in gioco, diventerai più abile nel suscitare la collaborazione degli altri per risolvere problemi rilevanti per il tuo lavoro.
- Ascolto empatico. È la capacità di entrare realmente in connessione con i sentimenti delle altre persone, al punto di riuscire a sentire le loro emozioni e i loro stati d’animo come se fossero i propri. L’ascolto empatico è utile per uscire dall’abitudine di “parlare senza ascoltare”: significa domandarsi in che modo il problema che l’altro sta comunicando sia faticoso per lui, cercando di comprendere il modo in cui vede e vive una determinata situazione e, più in generale, il mondo che gli sta attorno. Grazie all’empatia riuscirai a diventare un riferimento per le altre persone e un facilitatore di situazioni conflittuali, grazie proprio alla capacità di dare valore non solo al pensiero, ma anche ai vissuti delle persone con cui vivi o lavori.
- Comunicazione assertiva. È la capacità del comportamento umano di esprimere un punto di vista dando valore alle ragioni sottese, grazie al quale le persone possono affermare se stesse in ambito sociale senza prevaricare gli altri. L’assertività può essere adottata davvero in tutti i contesti della vita quotidiana: è un’abilità relazionale indispensabile per lo sviluppo positivo dei legami interpersonali, poiché fa del rispetto, della positività e della collaborazione le sue armi vincenti. L’assertività indica la capacità di esprimere in modo chiaro le proprie emozioni (“quanto accaduto mi ha fatto arrabbiare, non posso accettare che accada di nuovo”) e i propri pensieri (“capisco il tuo punto di vista, ma penso che tu non abbia considerato altri elementi importanti della situazione”), affrontando in maniera emotivamente “ferma” un disaccordo, di portare avanti le proprie idee e convinzioni, rispettando, contemporaneamente, quelle degli altri. L’assertività è la capacità di darsi tempo per capire e far capire.
- Porre domande. Spesso nelle conversazioni di tutti i giorni commettiamo l’errore di focalizzarci solo su noi stessi per paura di non riuscire a esprimere il proprio punto di vista. Tuttavia, a fare la differenza in termini di efficacia comunicativa a volte sono proprio le domande. Domande poste al fine di una reale comprensione portano nella direzione attesa, ossia una collaborazione attiva degli interlocutori, e permettono di consolidare schemi di interazione funzionale che comunemente chiamiamo “buone relazioni”. Le domande possono mettere i nostri interlocutori al centro dell’attenzione e nel contempo mettono in luce le loro contraddizioni senza generare critiche. Esistono fondamentalmente due tipi di domande: domande chiuse e domande aperte. Le prime sono immediate e ci permettono di arrivare subito alla risposta che cerchiamo, ma risultano spesso vincolanti e fastidiose (generalmente pongono l’alternativa “sì/no”). Le seconde, invece, sono più dinamiche e danno l’opportunità all’interlocutore di esprimersi liberamente, ai fini di far emergere ciò che desidera comunicare realmente. Le domande aperte hanno la funzione di rompere il ghiaccio e approfondire il livello di confidenza con le persone.
- Uso del feedback. In ambito relazionale, il feedback è un messaggio che svolge la funzione di confermare, modificare o rafforzare un comportamento dell’interlocutore, per migliorare la qualità complessiva della comunicazione. Il feedback è un’informazione di ritorno finalizzata ad agevolare l’apprendimento. Oltre all’atto di osservare e ascoltare, quindi, possiamo raccogliere feedback per verificare se ciò che abbiamo detto è stato recepito correttamente dai nostri interlocutori o meno. Il risultato di una comunicazione efficace, in fondo, è proprio ciò che l’altro ha compreso. L’aspetto importante, quindi, è capire se il messaggio è arrivato a destinazione senza interferenze o errate interpretazioni.