Come organizzare la scrivania: il metodo “space clearing”

Il secondo lunedì dell’anno si celebra il ‘Clean Off your desk day’.

Questa giornata vuole celebrare l’importanza di dedicare del tempo alla cura del proprio spazio di lavoro.

Ovunque si trovi la propria scrivania, a casa, in un ufficio o in uno spazio condiviso, il fatto che lo spazio di lavoro sia ordinato ti aiuterà a lavorare in modo più efficiente, sereno e organizzato.

Questa iniziativa, nata negli Stati Uniti per favorire la riorganizzazione degli spazi fisici e virtuali del proprio ufficio, percepisce la scrivania come una “finestra sull’anima”, uno spazio che mostra all’esterno la nostra mente e la nostra interiorità.

Come organizzare la scrivania: ordine, disordine o “disordine creativo”?

Spesso vediamo negli uffici scrivanie con pile di fogli accumulati, post-it svolazzanti e gadget di qualsiasi tipo, potrebbero sembrare innocui oggetti, ma ciò di cui ci circondiamo e accumuliamo nella nostra vita quotidiana parla di noi e influenza il nostro modo di lavorare.

Questo non vuol dire che per forza una scrivania deve essere ordinata per poter produrre un buon lavoro, anzi dipende proprio dall’obiettivo lavorativo a cui vogliamo tendere.

Da un lato, alcuni studi dimostrano che ambienti disordinati possono essere di aiuto in attività che richiedono una grande dose di creatività perché non limitano la fantasia e stimolano il pensiero laterale.

Viene chiamato proprio “disordine creativo”, ossia un disordine che produce idee controcorrenti e innovative e porta a confermare che il caos aiuti la creatività. Né è un esempio la foto della scrivania dello scienziato geniale Einstein.

Dall’altro lato, il disordine può impattare negativamente sul lavoratore.

Iniziare la giornata lavorativa con una scrivania piena di documenti e appunti aumenta la sensazione di avere molto lavoro da svolgere e ci rende più stressati.

Se questa sensazione diventa molto forte, il rischio è che non si sia più in grado di muoversi all’interno del caos. Trovare un documento mal riposto o un file salvato in una cartella sbagliata può diventare complicato e implica comunque una evidente perdita di tempo e un aumento di incertezza.

Oltre che per il lavoratore stesso, una scrivania disordinata per chi lavora a contatto con il pubblico non è un buon biglietto da visita. Chiunque di noi si trovasse davanti ad un ambiente confusionario, avrebbe molti dubbi sull’efficienza di quel dipendente o di quell’ufficio.

Space Clearing: recupera l’essenziale

“Space Clearing” è una disciplina che deriva dall’arte cinese del feng shui e invita ad eliminare il superfluo e a recuperare l’essenziale.

Questo principio, applicabile a tutti gli aspetti della vita, riguarda anche gli ambienti di lavoro.

Invece di riempire la scrivania di cose, possiamo dedicare un momento del nostro tempo a liberarla di tutti gli oggetti:

• che non usiamo o non amiamo più;
• disposti in modo disordinato o disorganizzato;
• che si accumulano in poco spazio.

Non sai da dove partire? Ecco qualche consiglio:

• prima di iniziare la tua attività lavorativa e prima di terminarla dedica quotidianamente qualche minuto per fare ordine sulla scrivania fisica e virtuale;
• elimina ciò che non serve e che genera confusione: il gadget che ti ha regalato un collega, penne che non scrivono più, fogli utilizzati per prendere appunti;
• dai una collocazione agli oggetti in base al loro reale utilizzo: non tenere la calcolatrice di fianco al mouse se non la utilizzi, metti in un cassetto la pinzatrice se la usi raramente.

Organizzare la postazione di lavoro: quali sono i vantaggi

Ecco alcuni dei vantaggi che puoi ottenere da uno spazio di lavoro ordinato:

a) Aumento della produttività: il disordine è nemico della produttività. Cercare e non trovare, guardare continuamente un gadget o dover aprire ogni volta il cassetto per tirar fuori l’oggetto che usiamo di più è solo una perdita di tempo (se ti servono altri consigli per allenare la concentrazione trovi qui il nostro approfondimento dedicato).

b) Protezione dati sensibili: ricordati che ci sono severe regole sulla privacy e sulla gestione dei documenti. Stampa solo se necessario e non lasciare fogli riservati sulla scrivania. Utilizza raccoglitori o archivia i documenti in cartelle protette da password.

c) Digitalizzazione: digitalizza quando possibile ed elimina la ricerca “cartacea” tra fogli e foglietti, più lunga, confusionaria e dispendiosa per l’ambiente.

d) Meno stress: come sottolineato, il disordine incentiva lo stress. Meno distrazioni, più efficienza e la sensazione di lavorare in un ambiente ordinato ci fanno sentire più sicuri e riducono la sensazione di essere sopraffatti da quello che dobbiamo fare.

e) Ricordarsi sempre che una scrivania ordinata rende la mente ordinata.

Spero che questi suggerimenti ti siano utili e possano aiutarti a gestire al meglio il tuo spazio di lavoro in questo nuovo anno.